Cuando decides poner en marcha un negocio, uno de los aspectos a tener en cuenta es el papel fundamental de la documentación en la gestión empresarial. Esta nos permite llevar un correcto funcionamiento en lo que se refiere a la legislación administrativa y laboral vigente. Por ello, hoy te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.
¿Qué documentación necesito para mi empresa?
En el momento en que decidas crear una empresa o, si ya está creada, para su gestión del día a día habrás de realizar una serie de papeleo, toma nota de cuáles son.
Documentación para crear una empresa
De entre la documentación que se requiere para la creación de una empresa encontramos las actas. Estas son una documentación imprescindible porque dejan constancia y registran todos los actos y decisiones tomadas en su seno. Para la creación de la empresa debemos contar con:
- Actas constitutivas: para constituir una empresa necesitarás un modelo de actas para formalizar y certificar que ha sido creada. En esta se recogerán las firmas de los distintos socios que la conforman. Son imprescindibles para que una empresa quede como constituida.
- Los estatutos: cuando la empresa ya esté constituida, en estos se recogen las normas para conocer su funcionamiento. En ellos se debe recoger de forma clara los procedimientos de actuación de la empresa. Son como las leyes de su organización.
Documentos para la gestión diaria de la empresa
En el día a día, para gestionar tu empresa y sus distintos departamentos, se necesitan contratos. Estos documentos recogen la formalización de los acuerdos que suscriba tu empresa.
- El contrato de trabajo: es una herramienta imprescindible para el departamento de Recursos humanos. Con ellos se incorporan los trabajadores a la empresa. En el contrato de trabajo se recogen los acuerdos laborales entre los empleados y la empresa.
- El contrato mercantil: llamado también contrato comercial. Se utiliza para contratar los servicios profesionales de trabajadores autónomos, o para cualquier otra actividad comercial que necesite la empresa.
- Las facturas y los albaranes: con estos se registran todas las transacciones realizadas por la empresa. Estas están obligadas a emitirlas en todas sus ventas. A la hora de pagar los impuestos serán exigibles y necesarias.
Documentos y recursos básicos para el trabajo remoto
Si quieres implantar el modelo de teletrabajo en tu empresa necesitas los siguientes documentos:
- Modelo de solicitud de participación en el programa de teletrabajo.
- Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los teletrabajadores.
- Modelo de solicitud de renuncia de la participación en el programa de teletrabajo.
- Cuestionario de evaluación del programa de teletrabajo por los supervisores.
- Modelo de comunicación de baja en el programa de teletrabajo.
Otros documentos importantes para tu empresa
La empresa necesita de una serie de documentos para poder llegar al público. Por ejemplo, si quieres llegar a tus clientes, debes tener en cuenta que no siempre tendrás la suerte de que ellos vayan a tu negocio, por eso “deberás salir a buscarlos”. En esa búsqueda es fundamental:
- La carta de presentación de la empresa: con este documento se va a intentar llegar al mayor número de personas posible para transmitir o publicitar la existencia de tu nueva empresa. Se trata de darla a conocer a potenciales clientes, vecinos, proveedores, e incluso, a futuros trabajadores que puedan estar interesados en la misma.
- El plan de negocio: en este se refleja los aspectos que describen el modelo de negocio y las decisiones estratégicas que permitan su viabilidad. Se puede usar para conseguir financiación, para estudiar el éxito o no del negocio o como hoja de ruta para los que conforman la empresa.
La documentación que debes tener impresa
Hoy día en las empresas se tiende cada vez más a la digitalización de los documentos. No obstante, hay determinados documentos que es conveniente tener en papel. Te cuento cuáles son los que deben mantenerse en este formato.
Los contratos
Seguro que en tu empresa sueles firmar muy a menudo contratos, ya sea con proveedores, entidades financieras, etc. Se guardan una vez firmados por si más tarde tenemos que consultarlos.
Las licencias y los permisos de empresa
Se deben mantener en formato papel para tenerlos disponibles por si nos hacen una inspección. Entre estos documentos encontramos:
- La licencia de apertura y actividad.
- Los permisos medioambientales.
- El alta en el Registro Industrial, etc.
Esos documentos también pueden digitalizarse para presentarlos en las Administraciones Públicas y así agilizar los trámites burocráticos.
Los documentos fiscales
Deben estar disponibles por si se produce una inspección inmediata. La Agencia Tributaria puede reclamarte los documentos que justifiquen los datos que han sido recogidos en las liquidaciones tributarias y de impuestos. Si vas a digitalizar facturas y tickets de gastos, debes saber que la aplicación que utilices ha de ser la homologada por la Agencia Tributaria.
Las escrituras
Las escrituras originales se realizan en un papel que se usa de manera exclusiva para los documentos notariales. Todas y cada una de las hojas están selladas y firmadas por el notario y, al final del documento, va el sello notarial. Estas se deben inscribir en el Registro Mercantil, todo se encuaderna y se guarda.
Si vas a emprender tu propio negocio y crear tu empresa, estos son los documentos necesarios para ello, ya sea en papel o digitalizado. Si necesitas asesoramiento en esta materia, consulta con nosotros para guiarte en el camino de la creación de tu propia empresa.