La factura electrónica es una herramienta fundamental en la modernización de la gestión empresarial, especialmente cuando se trata de facturar a Administraciones Públicas. Esta guía está diseñada para ayudar a autónomos y empresas a entender qué es la factura electrónica, cuándo es obligatoria, cómo se genera y dónde se presenta.
¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica se está imponiendo en el mundo empresarial por distintos motivos, como su facilidad de uso, el alto nivel de seguridad que proporciona y por la presión de la normativa existente (como la Ley Antifraude, por ejemplo). Además, ofrece ventajas interesantes en términos de eficiencia, seguridad y reducción de costes.
Una de las características más importantes es que cuenta con una firma digital o sello electrónico que garantiza su autenticidad e integridad, e impide posibles alteraciones posteriores, lo que ayuda a evitar fraudes.
¿Por qué es un tema relevante actualmente?
Aunque la factura electrónica es obligatoria desde 2015 para quienes facturan a las Administraciones Públicas, sigue siendo un tema especialmente relevante hoy por:
- Nueva obligatoriedad entre empresas y autónomos (B2B)
La Ley Crea y Crece establece que la facturación electrónica será obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esto cambiará profundamente la forma de facturar en el sector privado:
- Empresas que facturen más de 8 millones de euros: 1 año desde la publicación del Reglamento.
- Resto de empresas y autónomos: 2 años desde esa misma fecha.
2) Requisitos técnicos más estrictos a partir de julio de 2025
Con la Ley Antifraude, a partir del 1 de julio de 2025:
- Solo se podrá usar software de facturación homologado por la Agencia Tributaria.
- Deberá garantizar integridad, inalterabilidad y comunicación con Hacienda.
Esto significa que muchas soluciones actuales dejarán de ser válidas, y la adaptación será obligatoria para todos los negocios.
Requisitos de la factura electrónica
Para que su emisión sea válida y pueda ser utilizada dentro de los márgenes legales, la factura electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos:
Formato: En España se exige el uso de un formato estructurado como el XML tipo UBL. No basta con enviar un PDF.
- Código de enrutamiento: Según el destinatario, se debe utilizar el código correspondiente (DIR3 en España, DIRe, ChorusPro en Francia, SDI en Italia).
- Método de envío: Debe hacerse por sistemas seguros como FACe, eFACT, PUEF o redes europeas como Peppol.
- Firma electrónica: Obligatoria para facturar a la Administración pública. Se requiere un certificado digital reconocido.
- Datos comunes: Igual que una factura tradicional, debe incluir número, fecha, datos del emisor y receptor, CIF/NIF, conceptos, importes e impuestos.
No basta con usar cualquier software o aplicación informática de facturación, sino que se debe apostar por una solución que garantice una emisión adecuada con los requisitos técnicos y de contenido.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Desde el 15 de enero de 2015, es obligatoria para todos los proveedores que facturen a las Administraciones Públicas.
Además, la Ley Crea y Crece determina que la facturación electrónica será obligatoria en todas las relaciones comerciales B2B. Aún falta el desarrollo del Reglamento que la hará efectiva, pero:
- Empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán un plazo de 1 año desde la entrada en vigor del Reglamento.
- El resto tendrá 2 años para adaptarse.
Sanciones por no cumplir los requisitos
El incumplimiento de los requisitos puede conllevar sanciones:
- Hasta 3.000 € por factura no emitida en formato electrónico obligatorio.
- Hasta 6.000 € por no conservar las facturas durante 4 años.
- Hasta 24.000 € por incumplimientos contables o fiscales.
- Hasta 60.000 € por fallos graves de privacidad o seguridad.
Herramientas disponibles
- Programa gratuito de Facturae
Disponible en el portal oficial Facturae.gob.es, permite:
- Crear facturas electrónicas en formato .xsig.
- Firmarlas digitalmente.
- Adjuntar documentos complementarios.
- Enviarlas directamente al punto de entrada FACe.
2) FACe: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas
- https://face.gob.es
- Ventanilla única para facturar a Administraciones.
- Seguimiento del estado de la factura.
- Acceso con certificado digital o Cl@ve.
3) Programas homologados (desde julio 2025)
A partir del 1 de julio de 2025, según la Ley Antifraude, sólo podrá utilizarse software homologado por la Agencia Tributaria para emitir facturas electrónicas.
- El software debe garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas.
- Todos los registros deben quedar encadenados y enviados a Hacienda.
- Se ofrecerá un programa gratuito oficial, pero también se pueden usar soluciones comerciales como STEL Order, que ya está homologado.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Necesito un programa de facturación especial?
No necesariamente, pero debe ser compatible con el formato Facturae y cumplir los requisitos legales. Hay programas gratuitos y comerciales.
¿Cómo consigo un certificado digital?
A través de la FNMT o proveedores autorizados. Es esencial para firmar la factura.
¿Cómo sé dónde enviar mi factura?
Necesitas el código DIR3 del órgano receptor, que debe proporcionarte el cliente público.
¿Puedo anular o corregir una factura electrónica ya enviada?
Sí. Puedes emitir una factura rectificativa y volver a enviarla.
Recomendaciones finales
- Familiarízate con certificados digitales y plataformas como FACe.
- Usa siempre software que cumpla los requisitos legales.
- Consulta la web oficial www.facturae.gob.es para manuales y actualizaciones.
Con esta guía, estarás preparado para cumplir con la normativa vigente, evitar sanciones y optimizar la gestión de tu negocio mediante el uso de factura electrónica.